Intranet Relaunch bei der real,- SB Warenhaus GmbH

Strategie trifft Nutzen – und den Nerv der Nutzer

Ausgangssituation: Strategisch, aber nutzlos
Ende der 90iger Jahre führte real,- ihr Intranet als strategisches Informationsmedium ein. Als Content- und Newscontainer sollte es die Mitarbeiter mit strategisch wichtigen Botschaften versorgen. Wie eine Mitarbeiterumfrage in 2008 bewies, wurde das Medium diesem Anspruch kaum noch gerecht: Die Mitarbeiter kategorisierten das Intranet in der Mehrheit als „unstrukturiert, eindimensional und zeitraubend“: Es transportierte zwar strategische Informationen, bot allerdings keinen Mehrwert für die tägliche Arbeit. Dominiert wurde die Informationslandschaft zudem durch eine unübersichtliche Infrastruktur aus unterschiedlichen Filefoldern und Emailkaskaden. Auf diese Weise kam das Intranet weder seinen ursprünglichen Aufgaben (Strategisches Messaging) noch den neuen Zielen (Steigerung der Effizienz) nach.

Zielsetzung des Projekts: Strategische Nutzung
Die grundlegende Re-Dimensionierung verfolgte zwei Ziele: Die Wieder-Etablierung des strategischen Informationskanals in Verbindung mit einer funktionalen Erweiterung.

• Veränderung der Governance:
  Das Intranet wurde beim Relaunch so umstrukturiert, dass es die Organisation der Märkte abbildete (auch im Web-Design): für jedes der Teams in den Märkten (Fleisch, Obst/Gemüse, Spielwaren, etc.) wurde eine Plattform geschaffen.

• Erweiterung der Funktion durch strategische Nutzenorientierung:
  Die zentrale Oberfläche wurde in zwei Areas aufgeteilt: In eine für das „strategische Messaging“ und eine für die sog. „Teambox“. Während Area 1 die strategischen Botschaften vermittelt, sind die Inhalte der Teambox auf die Bedürfnisse der Märkte/Teams zugeschnitten und mit einem Rücklaufkanal versehen.

Ergebnis: Strategie trifft Nutzen – und den Nerv der Nutzer
In einer Einführungskampagne wurde das an den Teams orientierte neue Farbsystem als zentrales Element des neuen Intranets vorgestellt. Die Reaktion: In hunderten von Mails berichteten Mitarbeiter von einer spürbaren Entlastung bei der täglichen Arbeit. Einhellig wurde bestätigt, dass Design und Usability des neuen Intranets als modern, übersichtlich und ansprechend empfunden wurden. Relevante Informationen und strategische Botschaften sind nicht nur schneller zu finden, sondern werden auch als relevant klassifiziert und in verstärktem Maße rezipiert. Die Markt-Manager berichteten parallel über erhebliche Effizienzsteigerungen, hervorgerufen durch die Lokalisierung der Kommunikation und den Rücklaufkanal. Das Intranet wird nun als strategisches Informations- und zugleich als Collaboration-Tool wahrgenommen.